マイナンバー制度のポイント

平成27年10月から「通知カード」が配布され、平成28年中に本格運用されるマイナンバー制度。

当事務所では、企業様に対して、必要な準備についてご案内していきます。

また、実際に頂いた質問を中心に「よくある質問」を、角谷会計事務所facebookページにて、公開しております。

定期的に情報を受取りたい方は、「いいね!」をお願いします。

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1.マイナンバー制度とは?

(1)マイナンバー導入の目的
マインナンバー制度は、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤(インフラ)です。


(2)マイナンバーは誰に交付される?
マイナンバーは「個人」に付される、12ケタの番号です。

利用目的は
・税
・社会保障
・災害救助
の3つに限定されています。

法人には、13ケタの「法人番号」が付されます。


(3)どうやって通知されるのか?
平成27年10月~12月に、住民登録のある住所に「簡易書留」で交付されます。

!!注意!!
転送されませんので、住民票と違うところに住んでいる方には
届きません。
早目の「住所変更」の手続きをおすすめします。
(従業員さんにも、通知しておく必要があります!)



(4)「通知カード」と「個人番号カード」何が違うのか?
「通知カード」
平成27年10月~12月に届く、マイナンバーお知らせ用のカードです。

「個人番号カード」
平成28年1月以降、希望者に交付される写真入りのカードです。
身分証明書にもなります。

マイナンバーの提供を求められたときには、
「通知カード」の場合は 「通知カード」+別の身分証明書 が必要ですが、
「個人番号カード」の場合は 「個人番号カード」のみで事足ります。


(5)どういうときにマイナンバーを提供するの?

下記の手続きのときに、マイナンバーの提供が必要です。
・年金の資格取得や確認、給付
・雇用保険の資格取得や確認、給付

・ハローワークの事務
・医療保険の保険料徴収
・福祉分野の給付、生活保護の手続き

・税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書などに記載
・税務当局の内部事務

・被災者生活再建支援金の支給
・被災者台帳の作成事務  など


経営者が、従業員にマイナンバーの提供を求めるときは、
・入社手続きのとき(社会保険や雇用保険への加入、扶養控除等申告書への記載)
・年末調整のとき(扶養控除等申告書への記載)

のタイミングとなります。


(6)マイナンバー取扱いの責任は?
マイナンバーの不正使用防止の観点から、既存の個人情報保護法よりも重い責任が課せられています。
また、両罰規定と言って、法人の従業員が違反行為を行った場合(不正に外部に流出させたなど)には、従業員だけでなく、法人も罰せられます。


2.マイナンバー安全管理措置のポイント

(1)マイナンバー取扱い担当者の明確化

担当者以外がマイナンバーを取扱うことがないように、取扱責任者や事務取扱担当者など担当者を明確にしておきましょう。


(2)適切な教育

従業員に対するマイナンバー制度概要の周知などを、通知される10月までには行いましょう。

※マイナンバー通知カードは 住民登録のある住所に送付されます。
住所変更がお済でない方は、お早目にお手続きして頂くよう、周知しましょう。


(3)物理的・技術的にすべき措置

・カギ付きの棚の準備
マイナンバーが記載された紙を保管する場所として、カギ付きの場所が必要です。

・シュレッダーなどマイナンバーを含む特定個人情報を安全に廃棄できる準備
(利用目的が亡くなった時点でマイナンバーは廃棄する必要があります。)

・取扱い担当者を決めて、他の人はマイナンバーにアクセスできない仕組み作り
(パソコンや給与システムにパスワードを設置するなど)

・のぞき見されない座席配置

3.マイナンバー制度対応のスケジュール

(1)マイナンバー制度について、従業員への周知が必要です。

・マイナンバーは【住民票を有する個人】に対して交付されます。
日本国籍がなくても、外国人住民にも付番されます。

・通知カードの送付次期
平成27年10月~12月
住民登録されている住所地宛て

現在の住所=住民登録の住所と異なる場合は、マイナンバーを受取れませんので、早急に住所変更手続きを行いましょう!!

・通知カードには「個人番号カード」の発行申請書が同封されています。

「扶養控除等申告書」へは、本人のマイナンバーだけでなく、扶養親族のマイナンバーの記載も必要です。
マイナンバーが届いたら、無くさないように、周知しておく必要があります。



(2)マイナンバーを記載する書類

・個人確定申告書
平成28年分確定申告から(平成29年3月15日提出分)

・法人確定申告書
平成28年1月1日以降に開始する事業年度から

・申請書・届出書
平成28年1月1日以降 提出する申請書等から

・給与支払報告書
平成28年分の給与支払報告書から

・法定調書
平成28年1月1日以降の支払い分から

・扶養控除等申告書
平成28年1月1日以降支払分の給与から

・雇用保険資格取得・喪失届等
平成28年1月1日提出分から

・健康保険・厚生年金保険 資格取得・喪失・異動等
平成29年1月1日提出分から


(3)誰のマイナンバーを取得する必要があるのか?

・従業員本人

・従業員の配偶者・扶養親族

・報酬等の支払先
(税理士・社労士・弁護士・地主・大家・研修会講師など)

・株主


4.マイナンバー取扱いで注意すべきこと

(1)マイナンバーの提供を受けるときは、本人確認手続きが義務付けられています。

(主な確認方法)
「通知カード」のみの提示
→雇用時に身元確認を行っている場合は、通知カードのみでOK


「通知カード」と運転免許証等の両方の提示を受ける
→「個人番号カード」(写真付き)を持っていない場合は、
「通知カード」に加え、身元確認用として、
別の身分証明書の提示を受ける必要があります。

「個人暗号カード」の提示を受ける
→身分証明書も兼ねているため、番号確認と身元確認を同時に行えます。



(2)「個人番号カード」や「通知カード」のコピーの可否


本人確認時に、番号確認及び身元確認の方法として、「個人番号カード」や「通知カード」等のコピーの提示を認めています。
また、こられのコピーを保管しておくことも、個人番号関係事務に必要な限度での収集・保管として認められています。

ただし、紛失・漏えいしないように、安全に管理する必要があります。
(カギ付きの棚に保管し、担当者以外は取扱いができないようにする必要があります。)



(3)マイナンバーが記載された源泉徴収票の交付について

源泉徴収票の使用目的によって、マイナンバーを記載するかどうかが変わります。

従業員が還付申告で源泉徴収票を使用する
→マイナンバーの記載が必要です。
マイナンバーが記載された源泉徴収票の紛失に注意が必要です。


従業員のローン借入等のために再交付
→番号法の規定外の目的(税・社会保障・災害救助以外)となるため、マイナンバーをマスキングするなどの工夫が必要です。
再交付の目的に応じて、マイナンバーを記載せずに交付することは問題ないとされています。


マイナンバー実務対応説明会を実施しました!

8月26日に、アスニー山科にて、マイナンバー制度実務対応セミナーを開催しました。

セミナーには参加できなかったけれど、資料がほしい、という方には、実費(1000円)でお分け致します。

「お問合せ」から「マイナンバー資料請求」を選択頂き、ご連絡下さいませ。

事務所概要

事務所名
角谷会計事務所
所長名
角谷雅子
所在地
京都府京都市伏見区桃山水野左近東町81-9
電話番号
075-644-5024
FAX番号
075-644-5025
業務内容

毎月の巡回監査と経営者との対話を軸として、

「活きた」経営計画の策定支援
業績管理体制の構築を支援
適正申告の支援

を行う事務所です。

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